Khi chúng ta mang tài liệu đi phô tô, chúng ta thường thấy các nhân viên hiệu photocoppy đưa một tập giấy trắng vào máy photocoppy. Với một số thao tác, không lâu sau giấy phô tô đã được đưa ra khỏi máy với nội dung cần thiết mà bạn yêu cầu.
Căn cứ vào độ to nhỏ của những tài liệu mà chúng ta cần phô tô, chúng ta có thể tự lựa chọn các loại giấy phô tô như A3, A4, B5… Giấy phô tô có các đặc điểm như quy cách hình học, ngay ngắn thống nhất, độ sáng, độ dày và độ trắng sạch có tiêu chuẩn nhất định; hàm lượng nước trong giấy cũng có quy định cụ thể. Tại sao giấy phô tô lại có đặc điểm này?
Chúng ta biết rằng máy phô tô là một loại máy quang học vô cùng chính xác. Quá trình phô tô từ khi đưa giấy vào máy cho đến khi photo xong và được đưa ra khỏi máy là cả một quá trình hoạt động có trình tự nhất định, rõ ràng.
Trước hết, từng tờ giấy photo được tự động chuyển vào máy một cách rất chính xác, tự động cuốn vào trong máy và được in, sau đó dưới cảm ứng của tĩnh điện cao áp, bộ phận thổi khí nhẹ nhàng đưa giấy di chuyển, cuối cùng còn phải tăng nhiệt độ lên cao tới điểm sôi theo quy định.
Một loạt các hoạt động này của máy photocoppy đòi hỏi quy cách và chất lượng của giấy rất cao. Chỉ có giấy có quy cách hình học ngay ngắn thống nhất thì quá trình photocoppy mới thường xuyên liên tục, không mắc kẹt và không bị gián đoạn. Ngoài ra, nếu như giấy phô tô quá thô thì sẽ làm hại thiết bị in và làm giảm tuổi thọ của máy.
Không chỉ như vậy, chúng ta cũng cần hết sức chú ý đến hàm lượng nước trong giấy photo. Nếu như lượng nước chứa trong giấy quá cao thì không những ảnh hưỏng đến cảm ứng tĩnh điện trong quá trình phô tô, thậm chí chúng ta không thể nào in mực một cách đều đặn, hơn nữa có thể làm giấy biến dạng, bị cán ép mắc kẹt trong máy, gây ra sự cố cho máy.
Vì vậy, quy cách và chất lượng của giấy phô tô có yêu cầu rất chặt chẽ, hơn nữa khi giữ gìn giấy phô tô chúng ta nên để trong hòm chuyển dụng khô ráo chứ không thể để giấy tiếp xúc với môi trường bên trong một cách tuỳ tiện, tránh làm cho giấy ướt, hỏng.